Deze procedure heeft ten doel zowel de toetsing door de medisch ethische toetsingscommissie (METC) als de kostenafhandeling op een goede wijze te laten plaats­vin­den. De te volgen procedure bij het aanvragen van wetenschappelijk onderzoek ten behoeve van lokale uitvoerbaarheid in Máxima Medisch Centrum (MMC) is als volgt:

1. Een aanvraag voor het doen van wetenschappelijk onderzoek moet worden gericht aan de ambtelijk secretaris van de METC (mevrouw mr. C.M. Swolfs), locatie Veldhoven en dient eerst te worden gecontroleerd door de onderzoeker die betrokken is in MMC.  

2. Voor de indiening dienen

gebruikt te worden. De aanvraag dient in 2-voud vergezeld te gaan van:

• een
  Aanbiedingsbrief (msword)
• het ABR-formulier
• een
  toetsingsformulier lokale uitvoerbaarheid (msword)
• het onderzoeksprotocol
• een door de toetsende commissie goedgekeurde patiënteninformatie  
• de patiënteninformatie welke gebruikt gaat worden in MMC
• een
  Certificaat WMO-proefpersonenverzekering (pdf)
  (indien verzekerd via MMC)
• het CV van de interne onderzoeker
• een Clinical Trial Agreement MMC (bij gesponsord onderzoek)
• een brief aan de huisarts
• de beoordelingsbrief van de primair toetsende commissie

3. Vooraf is er overleg nodig tussen de onderzoeker(s) en de betref­fende manager(s).
Meestal zal het betreffen:de apotheek, het klinisch laboratorium, de röntgenafdeling, de functie-afdeling of polikliniek en de bedrijfsmanager van de resultaat verantwoordelijke eenheid (RVE).
Het gaat daarbij om de extra belasting van de ziekenhuisorganisatie en de financiële consequenties daarvan. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan laboratorium-, röntgen- en functieonderzoeken en geneesmiddelenvoor­zie­ning. Als de onderzoeker aangeeft welke ondersteuning noodzakelijk is, zal de betreffende manager hem of haar snel informeren over de bijkomende kosten. Dit zal meestal uitgesplitst worden in een post overheadkosten en een post kosten per activiteit.
Indien er een sponsor bij het onderzoek betrokken is, dient deze rekening te houden met kosten voor behandeling van de aanvraag door de METC; deze kosten bedragen € 1.000,- en worden bij indiening van het protocol in rekening gebracht.

4. Indien de specialist alle informatie compleet heeft, kan hij of zij de Clinical Trial Agreement MMC met de sponsor opstellen, samen ondertekenen en toevoegen aan het toetsingsformulier.

5. Pas wanneer het hele onderzoeksdossier compleet is, zal de METC de aanvraag in behandeling nemen. Hierbij wordt het onderzoek niet meer inhoudelijk getoetst, maar wordt beoordeeld of het onderzoek in Máxima Medisch Centrum uitgevoerd kan worden.

6. De onderzoeksaanvraag zal binnen een redelijke termijn afgehandeld en beoordeeld worden.

7. De METC adviseert de Raad van Bestuur over de lokale uitvoerbaarheid en handelt het geheel, na diens besluit, namens de Raad van Bestuur af.

8. Het Finance Control Informatiemanagement (FCI) zal zorgdragen voor het verder afhandelen van de procedure die moet leiden tot het innen van de ziekenhuiskosten.