Een dag van een HR-analist

“Mijn werkdag start ik iedere dag weer op een andere werkplek binnen de afdeling. Als HR-analist werk je met alle disciplines binnen HRM samen, daarom vind ik het fijn om iedere dag weer bij andere collega’s op de kamer te werken. Vandaag zit ik bij de collega’s van HR advies. In mijn agenda staan twee afspraken, één voor een overleg over strategische personeelsplanning met de HR-adviseur en één met de manager van een zorggroep. Ook staat er voor vandaag het maken van een organisatiebrede rapportage over de jaargesprekken op de planning en moet ik een notitie opstellen voor de doorontwikkeling van de HR-informatie in het managementinformatiesysteem van Máxima MC.

Ik bekijk ik het Excel bestand met daarin de vlootschouw van MMC-medewerkers en besef dat we ruim 1.200 medewerkers in dit bestand hebben staan. Hiermee kunnen we mooie dwarsverbanden gaan leggen tussen functiegroepen, leeftijdsgroepen en de spreiding van het potentieel van medewerkers. Ik maak meteen wat extra draaitabellen, grafieken en kijk of ik al trends kan ontdekken. Na een overleg waarin we weer flinke stappen hebben gemaakt met het plan voor Strategische Personeelsplan ga ik aan de slag met mijn analyse voor de manager van een zorggroep.

Op basis van een rapportage uit ons personeelsinformatiesysteem heb ik alle in- en uitstroom en het huidige personeelsbestand van de zorggroep in kaart gebracht. Om de data naar een hoger niveau te tillen heb ik in Excel diverse formules toegepast. Samen met de afdelingshoofden heb ik het bestand verrijkt met personele gegevens die nog niet in onze systemen zitten. Vervolgens hebben we met diverse analyses in kaart gebracht hoeveel medewerkers deze zorggroep per jaar extra moet gaan opleiden om de huidige dienstverlening te kunnen blijven leveren de komende jaren. De ochtend is voorbij gevlogen en ineens is het al lunchtijd! Er gaat altijd een groepje collega’s wandelen en een groep gaat naar het restaurant en ik besluit vandaag om lekker mee naar buiten te gaan.

Na de lunch staat het overleg met de manager en zijn controller gepland. Ik licht toe hoe de analyse tot stand gekomen is, waar bijzonderheden voorkomen, wat aandachtspunten zijn en welke grafieken te gebruiken zijn. Zo kan een notitie richting de Raad van Bestuur verder onderbouwd worden.

Terug achter mijn laptop zie ik dat er diverse mailtjes binnen gekomen zijn met verzoeken om HR- informatie. Sommige vragen kan ik beantwoorden met een vrij eenvoudige rapportage uit ons personeelssysteem. De e-mail met de vraag of we kunnen analyseren hoeveel van de nieuw aangenomen medewerkers binnen een jaar weer uit dienst gaan, gaat me waarschijnlijk wat meer tijd kosten. Ik begin met het inplannen van een afspraak met de adviseur arbeidsmarkt, werving en selectie. Essentieel is om in een oriënterend gesprek te onderzoeken wat het doel van de vraag is, om welke medewerkers het gaat, in welk tijdsbestek etc. etc.

Naast het creëren van business intelligence ben ik ook veel bezig met het toegankelijker maken van HR-data, zodat leidinggevenden zelf steeds eenvoudiger informatie kunnen raadplegen. Dit begint bij goede registratie en administratieve processen, vervolgens komt alle data in tabellen het personeelssysteem in en in een database. Deze database wordt beheerd door de functioneel beheerders van HRM en wordt door de BI-afdeling van MMC ingelezen in het managementinformatiesysteem. Nadat de ETL-processen zijn doorlopen stellen zij de data beschikbaar in zogeheten ‘cubes’ met meetwaarden en dimensies zodat ik daar diverse analyses mee kan maken. Naast de ‘cubes’ zijn ook HR-rapportages via het managementinformatiesysteem beschikbaar. Het is mijn taak om deze rapportages door te ontwikkelen, suggesties te doen voor het ontsluiten van nieuwe HR-informatie op basis van verwachte toekomstige ontwikkelingen en klantvragen. Nadat ik de notitie weer verder geoptimaliseerd heb realiseer ik me dat de jaargesprekkenrapportage nog opgemaakt moet worden.

Ik begin met het ‘draaien’ van een rapportage in Afas, daarna doe ik een check op de data en verrijk en bewerk ik de rapportage in Excel zodat we van een ‘plat overzicht’ tot stuurinformatie komen. Vervolgens verzend ik deze rapportage naar de managementassistente. Zij zorgt dat alle managers de rapportage voor hun organisatieonderdeel ontvangen per mail. Mijn werkdag is alweer om. Ik heb vandaag weer veel mensen blij kunnen maken met waardevolle management informatie en heb bovendien mooie stappen gezet in de ontwikkeling van HR analyse binnen Máxima MC.”